​​Як навести порядок на роботі: система 5С #поради Бракує по | Business Week | Бізнес | Фінанси | Інвестиції

​​Як навести порядок на роботі: система 5С
#поради

Бракує порядку в організації процесів? Почніть з порядку на столі. У цьому допоможе японська система організації робочого простору 5с, яку придумали засновники Toyota. Давайте розберемося, в чому ж її суть.

Сортування. Відкидаємо непотрібне, що заважає працювати і захаращує простір. Всі речі розділяємо на три групи: що використовується часто; що використовується рідко; що зовсім не використовується. З останньою групою все зрозуміло — ці речі потрібно прибрати з поля зору назавжди. Решту потрібно розподілити на столі або в кімнаті так, щоб часто використовувані предмети лежали найближче. Таке ж розхаращення можна зробити і з робочими процесами. Просто ставте питання, а чи потрібна ця періодична задача? Наскільки сильно вона покращує роботу? Якщо ні, чи можна її прибрати або замінити на іншу?

Слідкування за порядком. Даний етап призначений, щоб знайти місце для всіх предметів, які залишилися після сортування. Вони повинні розташовуватися так, щоб їх можна було легко взяти і так само легко повернути на місце. Якщо говорити про завдання, то розподіліть їх на категорії в зручних для вас системах, наприклад, в Scrum та Kanban.

Слідкування за чистотою. Утримання в чистоті допоможе виявити проблеми в робочому процесі. Так ви швидше помітите, що закінчилися потрібні бланки. Не забувайте тримати в чистоті і ваші плани.

Стандартизація. Для того, щоб чистота і порядок були завжди, треба стандартизувати процеси. Пропишіть інструкцію, якої будуть дотримуватися співробітники і ви самі. Це необхідно для того, щоб не виникав той хаос, який ви прибрали завдяки попереднім пунктам.

Самодисципліна. Остання С — це про відповідальність за порядок. Кожен повинен стежити, чи не відбуваються збої, повідомляти про них і допомагати розв’язати проблему в найкоротші терміни.