Bullshit-free emails

2020-07-28 10:37:50 Tomorrow David and I will be speaking about job interview techniques. Welcome to the event. Відкрити / Коментувати

2020-07-27 16:04:08 Відкрити / Коментувати

2020-07-27 16:03:50 #passiveagressive #email #feedback

В період, коли ремоут уже не розкіш, а необхідність для багатьох, все більше і більше менеджерів змушені давати письмові фідбеки. А це далеко не найвдаліша ідея, точніше, зовсім невдала.

Коли ви кажете пару слів за філіжанкою обідньої кави чи в курилці, все сприймається і виглядає простіше і для вас, і для вашого співрозмовника.

А в імейлі все набагато складніше: не чути вашого голосу, не видно вашого обличчя. Та й взагалі не напишеш стільки, скільки можна сказати.

Тому фідбек за допомогою імейлу можливий лише тоді, коли немає іншої опції. Щоправда, тут важливо не обманювати самого себе і чесно відрефлексувати: ви не призначаєте дзвінок тому, що немає зараз можливості, а сказати потрібно, чи просто вам не хочеться, важко, стрьомно, та й навіщо — прочитає ж.

Якщо скоріше друге, то вийде щось на кшталт:

Let me clarify something for you here.

This is not a proper customer reply, as your estimation is not quite accurate and based on the impression and guesses rather than real research and understanding of their needs.

Ось такий імейл отримав днями sales від свого direct manager.

І все б нічого, якби не початок Let me clarify something for you here.

Коли таке усно кажуть, то це ще пів біди. А от коли отримувач може сто разів перечитати, пересмакувати, встигає сто разів образитися і демотивуватися, то проблем від такого фідбеку стане більше. Причому усім.

Що не так з фразою?

Вона буквально дорівнює — ти, чувак, нічого не второпав, давай-но я тебе просвітлю, як воно має бути. В контексті фідбеку — це пасивна агресія.

Може, сейлз і зафейлив свою частину роботи, але це не причина для менеджера фейлити свою.

Тому з фідбеками імейлом, як у приказці — сім разів перевірте, один раз надішліть. Відкрити / Коментувати

2020-07-06 10:16:55 Уже сьогодні для чудового Beetroot!
Івент - безкоштовний і долучитися можна усім бажаючим.

Welcome. It is never too late to email better!

https://www.facebook.com/events/s/effective-email-communication/2547966742122809/?ti=ia Відкрити / Коментувати

2020-06-04 16:01:27 I’ll get straight to the point

Писати просто, писати у KISS-стилі — це насправді непросто

Тому що це непросто писати прямо. Тут слівце викинути, а там замінити на коротше, а ще ж обійтися без I am writing to та Per my last email. Увесь підхід, стиль, тон, формулювання повинні транслювати вашу KISS-овість.

A ще часто KISS підхід спрощують до надмірної прямолінійності і, щоб додатково підкреслити свою простоту та стислість, повідомлення починають з

I’ll get straight to the point.

Але це ще один stupid introduction і пасивна агресія на додачу. Якщо хочете перейти одразу до суті, то й переходьте одразу. У чому проблема

Сюди ж належать й усі ці
I’ll make this quick.
The long-short of it is …
To cut the long story short ...
To put it shortly / in a nutshell
та інші синоніми в такому ж дусі.

Вживанням цієї фрази хочуть створити певний образ себе. Таких ділових , чітких і правильних, таких зібраних та небагатослівних . Тих, що не марнують жодної хвилини і слів на вітер не кидають.

Насправді за цими фразами приховується страх перейти, власне, до суті. А відповідно і власна невпевненість.

Чому ж некомфортно написати відразу суть імейлу? В чому проблема? Все ж в контексті — це робочий імейл і ок писати одразу про роботу без преамбул, чи не так?!

А ще це — психологічне “біле пальто” , буцімто всі "розтікаються мислію…", розкланюються , час марнують, свій та інших, а я не така (-ий), я так не можу, я — інша (-ий) читай, кращий.

А ви пишете get straight to the point або інші “filler phrases”, чи одразу до справи?

Get straight to the point without fillers
Depends
Filler phrase=politeness for me Відкрити / Коментувати

2020-06-03 16:12:07 Well, the job market is now in the state, for the first time in a long period, when the supply has outreached demand and many cool professionals and talented specialists appeared either out-of-work or in search for better conditions.

To improve this situation (at least to do what we can do in this situation), David Francis Blanc and I prepared an absolutely free course on resume writing - "Resume Makeover."

It consists of 10 email-lessons, sent to your inbox every day and a lot of practical tips and examples, taken from the best western practices and adapted to UA realities.

So, we believe it will be useful and practical for many people.

If you are interested, please fill in a simple form and start getting lessons from 10 June. Відкрити / Коментувати

2020-05-19 16:57:21 Life is really simple, but we insist on making it complicated. (Confucius)

Точно те саме можна сказати й про імейли:

Emailing is really simple, but we insist on making it complicated.

Знаєте, яка основна причина писати короткі імейли?

Короткі імейли не тільки швидше читати, це очевидно. Короткі імейли читають ОДРАЗУ. Ось, що основне.

Природна реакція мозку, коли ви бачите складний, довгий #багатобукв текст — закрити його, відволіктися і повернутися пізніше, якщо вертатися взагалі.

А ще цьому сприяє глибоко вкорінена віра багатьох у те, що вони саме зараз дуже зайняті, й при всьому бажанні саме зараз не можуть взятися за цей текст/імейл/справу.

Навіть якщо не всімвідомий інструмент GTD і "правило двох хвилин" (якщо завдання можна виконати приблизно за 2 хв, то його роблять відразу, а не відкладають), то багато хто дотримується його інтуїтивно.

За законом збереження енергії потім напряжніше про це згадати, знайти й відповісти, ніж зробити це одразу.

Тобто, інакше кажучи, довгий текст імейлу на додачу до усіх інших його недоліків негайно посилає в мозок сигнал "відкласти і не робити зараз" .

Tina Su (автор популярного блогу ThinkSimpleNow) має рацію, коли пише, що

We tend to answer or be drawn to emails that are the fastest to answer or process. That means email that requires very little work or thought.

Rule of thumb: short and sweet will beat the 3-page email.

You are telling me!
Halved the fluff and keep on...
Agree to disagree and write email-sheets (=sh ts) Відкрити / Коментувати

2020-05-04 17:51:57 Ще один приклад егоцентричної поведінки в імейлах — видавати занадто багато зайвої інформації. Ця інформація завжди про себе і не в тему.

Такий собі trash-talking баг, краще не назвеш.

Про себе, тому що з егоцентриками завжди, як в анекдоті: “Егоїсти — це такі погані люди, які завжди думають про себе, і зовсім не думають про мене”.

Не в тему виходить найчастіше у тих, хто не бере до уваги контекст, тобто не враховує:
хто буде читати;
хто ще в копії;
які відносини з цими людьми;
яке ставлення аудиторії до автора.

І основне — не враховують, що іншим додаткова інформація про них не цікава! Начхати просто!

це грає проти них!

Такі trash-talking автори думають, що вони оригінальні, виділилися з сірої маси, відповіли нетривіально і “веселенько” вийшло. А насправді образ складається з такої собі егоцентричної занудки і вічно незадоволеного скиглія.

От, наприклад, на імейл з проханням перенести status update

“Can we reschedule a product update meeting for 8 pm on Thursday?”

trash-talker обов'язково напише не доречне “+”, “ок/sure”, “nice” чи “Sorry, I can't make it at this time”, а випендриться:

Too late for me to be creative at this hour, but I will manage.

І ще б нічого, аби автор відповіді тільки акцентував увагу на своїй супер креативності в інші години дня.

Так ні, тут ще зайва інформація про свої біоритми й похвала собі , що з труднощами і викликом впораюсь Але найбридкіше — це меседж “хоч і не зручно, але так і бути, вшаную вас своєю присутністю”.

Аналогічну відписку спостерігала й у відповідь на прохання про вранішнй мітинг:

This is not my usual starting hour, but ok.

Та всім пофіг до твого розкладу! Не можеш, не хочеш — так і напиши. А якщо погоджуєшся, то навіщо ця зайва фігня? Відкрити / Коментувати

2020-04-30 18:06:42 More about feedback: why and how request a feedback, and stay sane afterwards. And of course, why civility is important, but candour is imperative! Відкрити / Коментувати

2020-04-22 14:59:22 Якщо на ремоуті ваш день почав складатися з безкінечних conference calls (аналог колишніх meetings), то ці поради актуальні, як ніколи https://uppr.com.ua/articles/to-meet-or-not-to-meet.html

sick and tired of those nonference calls (and nonversations)
Trying to shorten those Zoom bla-bla-blas
Ok for me, at least some interaction Відкрити / Коментувати