Як автоматизувати систему обліку відсутності працівників? З | HURMA System
Як автоматизувати систему обліку відсутності працівників?
З цією проблемою стикається кожен HR незалежно від розміру компанії. Якщо для менших колективів у 10-30 співробітників ще можна використовувати Google чи Excel таблиці, то зі збільшенням працівників внесення даних вручну у документи перетворюється на хаос, який дуже важко контролювати.
В чому ж проблема таблиць?
По-перше, така система обліку потребує постійного контролю. Якщо співробітники самостійно вносять у таблицю дані про відпустку, лікарняний, вихідний тощо, існує велика ймовірність того, що взаємозамінні спеціалісти будуть відсутні одночасно. Якщо ж працівники подають запити на відсутність менеджеру чи HR спеціалісту, то затвердження потребує набагато більше часу.
По-друге, запит може загубитися серед повідомлень або листів на електронній пошті. Тому співробітнику потрібно контролювати процес затвердження, надсилати кілька повідомлень та перепитувати про статус запиту. Це знижує ефективність його роботи, оскільки він не може зосередитись на своїх задачах. До того ж існують випадки, коли вихідний чи лікарняний потрібен терміново.
По-третє, облік відсутностей впливає ще й на розрахунок заробітної плати працівників. Фінансовому відділу потрібно мати доступ до відповідного документа, щоб правильно розрахувати відпрацьовані години та вихідні. Google чи Excel таблиці формуються вручну, тому можуть містити помилки, які впливатимуть на правильність розрахунку заробітної плати співробітника.
По-четверте, HR відділу потрібно слідкувати за кількістю доступних вихідних та лікарняних працівника та оперативно змінювати інформацію. Якщо в компанії працює понад 30 людей та щодня формується десяток запитів на різні типи відсутності, HR-и витрачають значну частину робочого дня на рутинні завдання.
Тож як автоматизувати систему обліку відсутностей?
HURMA має спеціальний функціонал, який допомагає впоратись із цією задачею за кілька хвилин. У системі обліку можна налаштувати нарахування днів відпустки, кількість яких буде бачити не тільки спеціаліст, але і кожен працівник у своєму профілі.
Крім того, співробітник прямо у HURMA може заповнити запит на відсутність, обравши потрібний тип (окрім вихідних та лікарняних є ще вихідні за власний кошт, відрядження, перенесення робочих годин та облік понаднормової праці).
Після створення запиту, HR менеджер отримає сповіщення у системі, також можна налаштувати надсилання сповіщень на емейл чи в телеграм. У системі можна переглянути графіки та запити інших працівників та підтвердити запит. Співробітник у своєму особистому профілі бачитиме статус опрацювання заявки і її схвалення або відхилення.
Загалом, автоматизація обліку відсутностей значно спрощує роботу HR відділу та економить дорогоцінний час, який можна витратити на працівників, а не рутинні задачі
Детальніше про функціонал можна дізнатися за посиланням
#hurma #hurmasystem #hr #обліквідсутностей
