Архів нотаріуса Або чому у мене зараз один вихідний і зовсім н | В нотаріусі

Архів нотаріуса
Або чому у мене зараз один вихідний і зовсім немає часу на канал і на життя взагалі.
Коли я пришла на співбесіду і побачила, що вже є одна помічниця, я подумала: "Тю, а навіщо тоді я потрібна?" Пропрацювавши місяць, я зрозуміла, що тут і втрьох не розібратися. Дуже багато часу витрачається саме на архів.

Нотаріус зберігає багато макулатури та дуже довго. Щоб ви зрозуміли обсяги, але не заснули читаючи цей пост, швиденько і коротенько про основне:
Листування зберігається 3 роки.
Довіреності (а під ними паспорт, код довірителя, витяг з реєстру довіреностей) – до закінчення строку + зверху ще 3 роки.
Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей (а під заявою копії паспортів батьків, свідоцтво про народження дитини) – 5 років.
Документи, на підставі яких проводився фінансовий моніторинг зберігаються 5 років.
Всі договори, та документи на підставі яких вони посвідчувались, зберігаються 75 років (є винятки, які зберігаються 25 років).
Заповіти та спадкові справи – теж 75 років.
Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (паперова книжка, в яку записуються всі нотаріальні дії) – всього-на-всього постійно. Нас не буде, а вони будуть.

Те що зберігається понад 10 років формується у справи по 250 листів та прошивається в картонні обкладинки. Крім цього, є журнали вхідної, вихідної кореспонденції (3 роки зберігання), алфавітні книги договорів, заповітів, спадкових справ (75 років зберігання), ну, і ще багато нецікавого, передбачене номенклатурою.
Я здивована, що не потрібно зберігати копії документів, з яких робили нотаріально засвідчені копії. Ну, щоб на вивісці було написано не "Нотаріус", а "La casa de papel".

У вас може виникнути логічне питання. Чому не можна просто скидати все в одну купу і хай собі лежить поки не згниє? Я б із задоволенням так і робила б, але є декілька причин, чому так робити нізя.

Архів – це власність держави. Так-так, мало того що нотаріус повинен це все зберігати, так воно ще йому не належить. Якщо нотаріус припинив нотаріальну діяльність або помер, архів передається до державного нотаріального архіву.
Є правила нотаріального діловодства, в яких зафіксовано як, де, при якій вологості та температурі повинен зберігатися архів.
Кожні два роки нотаріуса перевіряють міжрегіональні управління Міністерства юстиції. А є ще позапланові перевірки, міністерська перевірка, окрема перевірка документів по фінансовому моніторингу.

З приємного – після закінчення строку зберігання, документи можна знищити. З найприємнішого – якщо обсяг невеликий, документи можна знищити шляхом спалення.