2022-08-18 09:30:52
Лист до колеги і партнера: як правильно вітатися, звертатися, вибачатися, відмовляти та прощатися,
ч2 ВідмоваДосить часто представникам компаній або установ доводиться повідомляти адресатам про якусь відмову від імені організації, яку він представляє. Іноді це буває досить складним завданням для самого адресанта. Тут можна застосувати форму: «
повідомляємо про те, що…».Говорити «
ні» слід аргументовано та доброзичливо. Сформулювати відмову можна таким чином: «
докладно вивчивши ваш проект, ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…», «
дякуємо за докладені вами зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію…».
Якщо існувала попередня домовленість, але потім з певних причин обставини змінилися, і ви мусите надсилати відмову, то варто дати пояснення, у зв’язку з чим змінюєте рішення. Для цього краще вживати конструкції «у зв’язку з тим, що», або «на основі того, що». Пояснення важливе, бо виконання ділової домовленості свідчить про рівень ділової репутації.
Обсяг листаЗазвичай діловий лист має дуже чітку структуру і не передбачає зайвої інформації. В ньому треба подавати лише ті компоненти, які мають безпосереднє відношення до теми, на яку ви його пишете.
Обсяг ознайомчого листа, окрім привітання та прощання, має складатися з 4-10 речень. Якщо ви хочете, наприклад, представити клієнтам або партнерам свої послуги, то це має бути максимально коротко. Важливо, щоб читач, який проглянув листа, міг чітко зрозуміти, з чим саме ви до нього звертаєтеся.
Досить часто доводиться бачити таку помилку, коли представники різних компаній починають описувати напрям діяльності, досягнення та сильні боки своєї компанії, а лише потім переходять до пропозицій, заради яких, власне, і писали листа. В результаті читач не розуміє, що саме від нього хочуть.
Але якщо це не перший лист до цього адресата, тоді обсяг залежить від того, які моменти потрібно обговорити. Зверніть увагу, що суть, з якою ви звертаєтеся до нього, в тілі листа все одно варто викладати досить стисло і чітко.
Як в електронному, так і в паперовому варіантах листування подробиці можна представляти у додатках. Завдяки їм ви можете зберегти правильну структуру листа. Це можуть бути, наприклад, зразки, копії документів, посилання на якесь джерело тощо. В такому випадку в листі варто зазначити чіткий перелік цих додатків і, звісно, не забути їх вкласти.
Внутрішній корпоративний стиль передбачає більш вільне спілкування і більші об’єми листів.
ПідписУ діловому листуванні, особливо при використанні e-mail, люди складають постійну форму підпису. Часто можна зустріти приклади: «з повагою, Іван Іванов», або «з найкращими побажаннями, Іван Іванов». В обох цих та інших подібних випадках кому перед ім’ям ставити не потрібно!
Тому що це конструкція неповного речення, де опущено присудок. Замість нього можна поставити тире, але воно не є обов’язковим. Отже, правильно писати: «З повагою Іван Іванов», «З найкращими побажаннями Іван Іванов».
151 views06:30