Електронний документообіг: 4 міфи, які гальмують бізнес Попри | Український Бізнесмен

Електронний документообіг: 4 міфи, які гальмують бізнес

Попри очевидні переваги електронної документації, багато компаній та установ досі вважає папір надійнішим та зручнішим у користуванні. Розберемо та розвіймо найпоширеніші міфи й упередження, щодо електронного документообігу.

Міф 1. Е-документи – це незаконно. Ще з 2003 року в Україні діє Закон №851 "Про електронні документи та електронний документообіг". Підтвердила законність електронного справочинства й Державна фіскальна служба. 2017 року ДФС заявила, що документи, складені відповідно до вимог чинного законодавства, із зазначенням усіх необхідних реквізитів, мають таку саму юридичну силу, як і паперові.

Міф 2. Е-документи – це складно й довго. Насправді все якраз навпаки. Електронний документообіг полегшує роботу великим компаніям, даючи вповноваженим працівникам змогу погоджувати будь-які питання будь-де, оперативно редагувати та підписувати документи. Таким чином заощаджується багато часу, який можна використати для виконання іншої роботи або ж для відпочинку.

Міф №3. Податкова вимагає папери. Аж ніяк. Якщо на підприємство завітали з перевіркою податківці, їм абсолютно не обов'язково надавати паперові документи. Інспекторів цілком улаштує електронний формат. Адже в жодному законі чи підзаконному акті не йдеться про те, що для представників контролюючих органів необхідно видруковувати копії.

Міф 4. Е-документообіг – ненадійний. Будь-який паперовий документ можна загубити, випадково (або й невипадково, якщо до вашого офісу пробрався зловмисник) пошкодити чи знищити. Натомість при електронному документообігу ви можете налаштувати автоматичне резервне копіювання файлів на жорсткий диск чи інший носій й таким чином уберегти важливі документи від надзвичайних ситуацій.