В нотаріусі

2021-04-22 19:14:39 Без зайвих слів продовжимо знайомство з реєстрами.

СПАДКОВИЙ РЕЄСТР

В спадковому реєстрі нотаріус: реєструє/скасовує заповіти; реєструє заведення спадкової справи (перед цим перевіряє чи робив померлий заповіт та чи не заведена вже спадкова справа, бо вона заводиться не за кількістю майна або спадкоємців, а після померлого, і зберігається в одного приватного нотаріуса або в державній нотаріальній конторі); реєструє свідоцтва про право на спадщину та спадкові договори. За спеціальною заявою можна дізнатися чи була заведена спадкова справа та про наявність заповіту, але тільки з паспортом та оригіналом свідоцтва про смерть. Якщо заповідач хоче перевірити чи робив він заповіт, тоді, потрібен тільки паспорт. Це достатньо закритий реєстр, тому в нього не вноситься інформація про те, на кого видавався заповіт та на яке майно. Реєструється тільки від кого, коли, за яким номером, на якому бланку, та який нотаріус посвідчив. Оформлення спадщини — одна з найцікавіших сфер нотаріату. Поступово буду відкривати для вас завісу в царство Аїда.

ДЕРЖАВНИЙ РЕЄСТР АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ ГРОМАДЯН

Нотаріусів приєднали до цього реєстру у 2017 році, але поки без функції реєстраторів. Так-так, саме "поки", бо вже декілька років нас "лякають", що функцію реєстрації шлюбів та розірвання шлюбу теж передадуть нотаріусам. Вже уявляю як човен з назвою "кохання" буде відпливати від нашого офісу у плавання під назвою "життя". Тепер у нотаріусів є можливість перевірити будь-які актові записи, але інформацію він може отримувати тільки для вчинення нотаріальної дії та формувати витяги для збереження в архіві. На запит клієнта інформація з цього реєстру не видається. Раніше перевірити у шлюбі людина чи ні, можна було тільки за штампами у паспорті, які зараз, до речі, вже не ставлять. Це був зовсім не надійний спосіб, бо були випадки коли штамп повинен був бути, а його чомусь не було. Зараз все теж не так просто. Через те що інформацію переносили котячими лапками з письмових носіїв, в реєстрі дуже багато помилок. Інколи знайти актовий запис — це ще той квест. Наприклад, свій актовий запис про народження мені вдалося знайти не одразу, бо в моєму прізвищі зробили дві помилки. Тому є можливість пошуку з символами: "_" - дозволить пропусти одну літеру, "%" - дозволить пропустити декілька літер. Тому інколи пошуковий запит виглядає якось так: П_тр_нк% П%р% П_тр%в_ч%.

ЕЛЕКТРОННИЙ РЕЄСТР АПОСТИЛІВ

Щоб розповісти про цей реєстр, спочатку треба розібратися, що ж це за апостиль або як нещодавно видала одна клієнтка – апостИр. А перед цим потрібно розібратися з легалізацією документів. Існує два способи легалізації документів для використання за кордоном:
консульська легалізація (читати бюрократичне пекло);
проставлення апостиля (читати спрощена процедура легалізації).
Апости́ль — спеціальний штамп, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток; підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції 1961. Якщо вам цікава ця тема, більш детально з порядком підготовки документів для легалізації можна ознайомитися тут, бо як про це написати коротко і не нудно, я не змогла вигадати. З переліком країн-учасниць конвенції, які погодилися використовувати апостиль, замість бюрократичного пекла можна ознайомитися тут. В цьому переліку відмічені * чітери, які уклали договори про правову допомогу, відповідно до яких легалізація документів не вимагається (щодо Республіки Білорусь інформація не актуальна, тепер потрібно апостилювати документи). І все ж таки трохи про доступ нотаріусів до реєстру апостилів. Що вам потрібно знати? Якщо вам необхідно проставити апостиль на рішенні суду, документах, виданих органами реєстрації актів цивільного стану, та на нотаріальних документах, то ви це зможете зробити у нотаріуса. Ну, ось і все, що вам потрібно було знати про цей реєстр.

На солоденьке залишилися два реєстри-боси: Державний реєстр речових прав на нерухоме майно та Єдиний державний реєстр юридичних осіб фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Відкрити / Коментувати

2021-03-31 19:47:29 Як і обіцяла, будемо поступово знайомитися з Єдиними та Державними електронними реєстрами, до яких мають доступ нотаріуси та, з деякими обмеженнями, помічники нотаріусів. На жаль, "єдинство" цих реєстрів полягає не в тому, що це один реєстр з різними вкладками, а в тому, що інформація внесена одним нотаріусом, доступна в рамках конкретного реєстру всім іншим нотаріусам. Це звичайно не дуже зручно, і коли клієнти просять "пробити по базі", нотаріус жонглює даними різних реєстрів. Ускладнюється все ще й періодичними технічними роботами, поки ти намагаєшся увійти в один реєстр, інший перестає працювати і так по колу. Для використання реєстрів необхідні сталеві нерви та захищений носій з електронним ключем, а щоб його отримати треба пройти навчання та бути обраним.

А почнемо ми з двох найпростіших, по моїм суб'єктивним відчуттям, реєстрів.

ЄДИНИЙ РЕЄСТР СПЕЦІАЛЬНИХ БЛАНКІВ НОТАРІАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

Функціонально найпростіший реєстр. В ньому реєструється серія та номер витрачених для нотаріальних дій та зіпсованих бланків. Також в ньому можливо перевірити за серією та номером, для якої дії, коли та який нотаріус використав бланк. Звичайно, ця інформація повинна збігатися з тим, що є насправді. Цей реєстр хоч і простий, але з ним потрібно бути уважним. Бланки необхідно реєструвати суворо в день їх витрачання. Що буває з тими, хто вніс витрачений бланк заднім числом, вам краще не знати, це страшні речі.

ЄДИНИЙ РЕЄСТР ДОВІРЕНОСТЕЙ

В цьому реєстрі вже більше можливостей. В ньому нотаріус реєструє всі довіреності, які він посвідчив, а також може внести довіреності, посвідчені консулами та іншими посадовими особами, які мають право посвідчувати довіреності. Також може перевірити, чи не була довіреність скасована. А ви, якщо свого часу видали стільки довіреностей, що аж забули кому і на який строк, можете по собі замовити у нотаріуса повний витяг з реєстру, в якому буде інформація про всі довіреності, видані вами. Якщо потрібно перевірити, чи не скасували довіреність, яка була видана на ваше ім'я, можна замовити скорочений витяг.

Далі на вас чекає знайомство зі спадковим реєстром, державним реєстром актів цивільного стану громадян, реєстром апостилів та з босами серед реєстрів: державним реєстром речових прав на нерухоме майно та єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Відкрити / Коментувати

2021-03-31 19:47:23 Відкрити / Коментувати

2021-03-11 20:01:16 Я повинна вам зізнатися, у мене від вас є таємниці. Але вони не прості, а нотаріальні. Що саме можна назвати нотаріальною таємницею? Сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса клієнта, в тому числі відомостей про самого клієнта, його майна, прав та обов’язків тощо. До речі, всі персонажі Внотаріусі є вигаданими, будь-який збіг з реальними людьми випадковий. Ну, добре, не зовсім так, але все ж таки історії з життя трохи видозмінені.

В законі України "Про нотаріат" є стаття 8, яка присвячена таємничкам. Тягар їх збереження лежить на нотаріусі, помічнику нотаріуса та в принципі на всіх особах, які хоч якось довідалися про предмет нотаріальної таємниці. Все що відбувається в нотаріусі, залишається в нотаріусі!

Тому повірте, нотаріальна контора – місце де вміють зберігати таємниці. Нерідко клієнти не зізнаються, навіщо вони прийшли. Напевно думають, що я візьму гучномовець, вийду на вулицю та заволаю: "Увага, тут чувак хоче оформити заповіт, всі почули? За-по-віт!" Одна з моїх задач, випитати все, щоб нотаріус не витрачав час на людей, яким я можу допомогти без його участі.
Тому, коли приходять особливо загадкові персонажі, я почуваю себе КДБшніцею на допиті. Саме в цей момент велика спокуса використати машинку для прошивання архіву не за призначенням.

І ось тут настав час поділитися з вами фразою, що дуже бісить: "Я з особистого питання". Це безапеляційне потрапляння в #блокнотНенависті. В мене дуже горить від цього і я вже почала огризатися, що по особистим питанням нотаріус приймає вдома в неробочий час. Так знаєте, що вони мені на це відповідають?! "Ну, добре, тоді я по нотаріальному питанню". Геніально!!!

Звичайно, ситуації бувають різні. Можливо там дійсно той випадок, коли зайві свідки не потрібні. Але якщо хочеш потрапити до нотаріуса, минаючи фейсконтроль у вигляді помічниці – будь ласка, запишись на консультацію. Ну, а якщо ви йшли повз і вирішили "проста спрасіть", то що ж, тоді без мене ніяк.

Насправді збереження нотаріальної таємниці – серйозна справа. Особи, винні в порушенні нотаріальної таємниці, несуть відповідальність у порядку, встановленому законом, а нотаріуса навіть можуть позбавити свідоцтва про право займатися нотаріальною діяльністю.

Нотаріус не має права бути свідком у суді щодо відомостей, які становлять нотаріальну таємницю, крім випадків, коли цього вимагають особи, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

Не всім і не про все нотаріус може надавати інформацію, що пов'язана з вчиненням нотаріальних дій. Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. Перелік органів та строк надання інформації у інших випадках, розписаний в тій самій статті 8 закону України "Про нотаріат".

Внесення нотаріусом інформації до Єдиного реєстру довіреностей, Спадкового реєстру та інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України, не є порушенням нотаріальної таємниці. Скоро я вам розповім більш детально до яких саме електронних реєстрів у нотаріусів є доступ. А також, які є відкриті реєстри, для простих смертних. Відкрити / Коментувати

2021-03-11 20:01:11 Відкрити / Коментувати

2021-03-03 21:08:52 Знову про паспорт.
Спочатку я просто хотіла вам розповісти страшну історію, яка трапилася зі мною ще на початку мого шляху в прірву нотаріату, але я ж не можу в короткі дописи. Тому зробимо маленький ліричний відступ.

Мені давненько вже присилали новину про законопроєкт, який дозволить українцям використовувати цифрові паспорти нарівні з паперовими. Тоді я більше звернула увагу на смішну картинку, яка доповнювала новину, ніж на саму новину. Але перед написанням цього допису, я знову згадала про цей законопроєкт і все ж вирішила його прочитати. Бо ми ж з вами знаємо, якщо ігнорувати першоджерела, то можна і без договору дарування залишитися .

На мій подив, новина дійсно без перебільшення. Якщо цей законопроєкт приймуть, то е-паспорт та е-паспорт для виїзду за кордон можуть пред’являтися на території України для посвідчення особи та підтвердження громадянства крім випадків перетинання державного кордону; в’їзду на тимчасово окуповану територію України та виїзду з неї.

Електронні копії е-паспорта та е-паспорту для виїзду за кордон можуть подаватися та застосовуватися у таких самих випадках, коли законодавством передбачено подання та застосування копій паспорта громадянина України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон.

На даний момент "Дія" для нотаріусів не діє.

І ви знаєте, хтось скаже, що вони хочуть вкрасти наші душі з цією діджиталізацією, а я скажу: "жуйте сраку". Паперові паспорти небезпечні та ось чому.

Одного темного (бо саме в цей день у нас в офісі трапилася біда з освітлюванням) лютневого вечора, коли я ще і року не пропрацювала, до нас завітали три чоловіки зробити маленьку нотаріальну копію паспорта. Це був кінець робочого дня, тому мені максимально ліниво було цим займатися. Ще й чоловіки були якісь дивні. Вони помітно нервували, запитували чи потрібно буде десь ставити підпис, і дуже активно пропонували гроші, а це дуже нетипово, зазвичай клієнти відтягують момент оплати. З їх слів це був паспорт знайомого, який дуже зайнятий, тому попросив їх звернутися до нотаріуса. Вони ніяк не могли вирішити хто надасть свій паспорт і поставить підпис в реєстрі за копію. Все було якось підозріло. Беру я цей паспорт, починаю копіювати та не можу зрозуміти, чому на копії першої сторінки дуже погано видно серію та номер паспорта, а на інших видно добре. Коли я почала роздивлятися оригінал, я помітила, що перфорація на першій сторінці, відрізняється від інших і має випуклі краї. Ну, і тут я зрозуміла, що не дарма мені так сильно не хотілося їм нічого робити — це були не лінощі, а павуче чуття. Я намагалася не показувати хвилювання, але мені здається у мене на лобі було написано: "ВИ ДАЛИ МЕНІ ФАЛЬШИВИЙ ПАСПОРТ!!!". Як самостійна, доросла людина, я звичайно побігла до начальниці. Крім проблем з перфорацією, вона помітила, що і розмір першої сторінки відрізняється від інших. В таких випадках нотаріус повинен викликати правоохоронні органи та має право залишити у себе документ, який викликав підозру. Але ми встигли тільки зробити фото цього паспорта. Чоловіки зрозуміли, що ми про все здогадалися, почали вимагати повернути документ, посилаючись на те, що вони квапляться, а ми щось довго робимо таку просту нотаріальну дію. Оскільки чисельна перевага була на їх боці, ми здалися. Бо чесно — було стрьомно. Максимально. У нас такого ніколи не було і ми не знали чого від них можна очікувати. Нотаріус відправила фото в нотаріальний чат і, як потім виявилося, все це була прелюдія для продажу квартири, а підробкою був паспорт власника. Але все закінчилося хепі ендом.
Після цього випадку у нас з'явилася кнопка виклику охорони, скористалися ми нею пізніше лише раз, але це все зовсім інша історія. Відкрити / Коментувати

2021-03-03 21:08:51 Відкрити / Коментувати

2021-02-13 19:40:29 Ні, це не знаряддя для катувань людей, які потрапили в #блокнотНенависті, це апарат для прошивки архіву. Відкрити / Коментувати

2021-02-04 21:23:30 Архів нотаріуса
Або чому у мене зараз один вихідний і зовсім немає часу на канал і на життя взагалі.
Коли я пришла на співбесіду і побачила, що вже є одна помічниця, я подумала: "Тю, а навіщо тоді я потрібна?" Пропрацювавши місяць, я зрозуміла, що тут і втрьох не розібратися. Дуже багато часу витрачається саме на архів.

Нотаріус зберігає багато макулатури та дуже довго. Щоб ви зрозуміли обсяги, але не заснули читаючи цей пост, швиденько і коротенько про основне:
Листування зберігається 3 роки.
Довіреності (а під ними паспорт, код довірителя, витяг з реєстру довіреностей) – до закінчення строку + зверху ще 3 роки.
Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей (а під заявою копії паспортів батьків, свідоцтво про народження дитини) – 5 років.
Документи, на підставі яких проводився фінансовий моніторинг зберігаються 5 років.
Всі договори, та документи на підставі яких вони посвідчувались, зберігаються 75 років (є винятки, які зберігаються 25 років).
Заповіти та спадкові справи – теж 75 років.
Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (паперова книжка, в яку записуються всі нотаріальні дії) – всього-на-всього постійно. Нас не буде, а вони будуть.

Те що зберігається понад 10 років формується у справи по 250 листів та прошивається в картонні обкладинки. Крім цього, є журнали вхідної, вихідної кореспонденції (3 роки зберігання), алфавітні книги договорів, заповітів, спадкових справ (75 років зберігання), ну, і ще багато нецікавого, передбачене номенклатурою.
Я здивована, що не потрібно зберігати копії документів, з яких робили нотаріально засвідчені копії. Ну, щоб на вивісці було написано не "Нотаріус", а "La casa de papel".

У вас може виникнути логічне питання. Чому не можна просто скидати все в одну купу і хай собі лежить поки не згниє? Я б із задоволенням так і робила б, але є декілька причин, чому так робити нізя.

Архів – це власність держави. Так-так, мало того що нотаріус повинен це все зберігати, так воно ще йому не належить. Якщо нотаріус припинив нотаріальну діяльність або помер, архів передається до державного нотаріального архіву.
Є правила нотаріального діловодства, в яких зафіксовано як, де, при якій вологості та температурі повинен зберігатися архів.
Кожні два роки нотаріуса перевіряють міжрегіональні управління Міністерства юстиції. А є ще позапланові перевірки, міністерська перевірка, окрема перевірка документів по фінансовому моніторингу.

З приємного – після закінчення строку зберігання, документи можна знищити. З найприємнішого – якщо обсяг невеликий, документи можна знищити шляхом спалення. Відкрити / Коментувати

2021-02-04 21:22:33 Відкрити / Коментувати