Девід Аллен. «Getting Things Done» ч.2 #Books Друга частина | Flow | Юра Гнатюк
Девід Аллен. «Getting Things Done» ч.2 #Books
Друга частина саммері «Getting Things Done». Перша частина — тут. А зараз — конкретні to-do листи та поради з планування роботи.
Будьте в курсі свого робочого навантаження, регулярно його оглядаючи
1. Щодня переглядайте свій календар, щоб розуміти обсяг роботи, який маєте на день. Якщо у вас заплановані зустрічі безперервно з 8 ранку до 6 вечора, будьте чесними з собою та іншими — протягом дня ви не зможете працювати над чимось іншим, тому не беріть на себе додаткові зобов’язання.
2. Перегляньте всі дії, які зможете зробити у вашому поточному контексті. Якщо ви перебуваєте в офісі, перегляньте всі заплановані дзвінки та завдання, які потрібно найближчим часом виконати. Це не означає, що ви відразу будете цим займатися — вам просто необхідно розуміти обсяг роботи.
Проводьте щотижневий огляд, щоб оцінити прогрес ваших проектів.
1. Моніторте реальну поточну ситуацію. Подивіться на репорти зі зустрічей, інвойси, нотатки у вашому телефоні/блокноті, електронні листи, і переосмисліть те, що стосується проєктів і завдань, над якими зараз працюєте. Позбудьтеся всякого сміття!
2. Оновлюйте інформацію, якою зараз володієте. Подивіться на всі дії, які ви робите по проєкту; на всі кроки, які зробили, щоб наблизитися до його мети. Визначте їх і подумайте, що збираєтесь робити далі. Потім перегляньте попередні плани та переконайтеся, що всі необхідні роботи були завершені. Також подивіться записи календаря на наступний тиждень, щоб зрозуміти, чим будете займатися. Подивіться на все, чого чекаєте від інших (звіти, виконані завдання тощо ), і визначте, що вже отримали, а на що — ще чекаєте. Далі перегляньте свій проєкт у цілому та оцініть його стан.
3. Будьте креативними. Перегляньте потенційні проєкти та додайте до списку цікаві ідеї, що допоможуть йому розвиватись.
Використовуйте шестирівневу модель, щоб моніторити свою роботу.
1. Земля. Рівень, який складається з ваших поточних дій. Це перелік усіх дій, які вам потрібно зробити зараз (зателефонувати, написати лист і т.д.).
2. Горизонт 1: ваші поточні проєкти. Рівень, який стосується ваших короткострокових цілей.
3. Горизонт 2: сфера вашого фокусу та відповідальності. Рівень, що стосується більш широких сфер (як професійних, так і особистих), в яких ви хочете досягти успіху. Наприклад, управління активами, родина та духовність. Визначте та зафіксуйте ці області. Часто переглядайте їх, щоб моніторити прогрес у кожній з цих галузей.
4. Обрій 3: ваші цілі. Визначте та перерахуйте, чого ви хочете досягти протягом наступних 1-2 років. Йдеться як про особисті, так і професійні цілі.
5. Обрій 4: ваше бачення. Яка ваша мета на 3-5 років? Це може бути стратегія організації, яку ви хочете реалізувати в своєму бізнесі, або ж сімейний етап, якого прагнете досягти.
6. Обрій 5: ваша призначення та принципи. Чому існує ваша компанія? Чому ти існуєш? Яке ваше призначення?
Щоденна рутина
Використовуйте модель чотирьох критеріїв, щоб ухвалювати швидкі рішення
1. Визначте контекст ситуації. Яку саме проблему потрібно вирішити?
2. Подумайте, скільки у вас на це часу. Знання того, скільки часу у вас є, щоб діяти в певній ситуації, допоможе вам спланувати, що саме ви можете зробити.
3. Подумайте про кількість вашої енергії. Це допоможе вам спланувати конкретні дії.
4. Подивіться варіанти, що залишилися. Врахуйте контекст, час та енергію. Від якої з цих дій буде найбільша віддача? Виберіть її. Відкрийте цими питання доступ до своєї інтуїції та використовуйте власний досвід, щоб вирішити ці проблеми.
Визначте, до якого виду роботи належить ваша.
Кожного разу, коли ви отримуєте завдання, віднесіть його до однієї з цих категорій:
– Наперед визначена робота. Коли ви займаєтесь наперед визначеною роботою, ви працюєте над завданнями зі свого календаря, тобто виконуєте завдання, які раніше визначили, як пріоритетні.
– Робота, що з’являється в процесі. Завдання, які з’являється по ходу робочого процесу. Це завдання, які ви раніше не планували.
Варто розуміти різницю між цими двома типами завдань і знайти баланс та правильний час для їх виконання.
