Ще один баг , який я часто спостерігаю в імейлах, — це постійн | Bullshit-free emails

Ще один баг , який я часто спостерігаю в імейлах, — це постійно пояснювати, повідомляти причину.

I added this information because I thought that… (after you were told that the information is for internal use only)
I've chosen such wording because… (when manager criticising your message to the client)
I will be able to finish the [task] only on Wednesday, as I am still waiting for the data from [Name].
Sorry, I will be later for the meeting, because of the traffic jam.
We need two more days because...

Але навіщо ці пояснення? Ви думаєте, що адресату важливо зрозуміти ваші мотиви чи хід думок, нюанси й деталі ваших міркувань? Невже, якщо ви назвете причину, то це якось нівелює чи пом’якшить саму ситуацію? Камон!

Це якраз той випадок, коли баг приймають за фічу і активно юзають.

Людям здається, якщо вони не внесуть ясність, не назвуть причину, не висвітлять певні моменти, не нададуть додаткову інформацію, не направлять думки читача/співрозмовника в потрібну їм сторону, то все пропало .

Клієнт, менеджер чи колега подумають, що вони ледачі, тупі, неорганізовані, нерозторопні, неввічливі, занадто формальні і зроблять ще сто мільйонів висновків.

А у них же ж все схоплено, і в читача не повинна лишитися сліпа пляма замість ясного бачення ситуації. А от, як вони пояснять, і читач побачить, що у них була поважна причина щось зробити чи не робити, то це все змінить. І головне — читач стане кращої думки про них самих.

З якого дива?

Цікаво, ті, хто пишуть усі ці пояснення, коли-небудь замислювалися, як це виглядає з боку?

Для адресата ваша причина-виправдання (а насправді це ніщо інше, як виправдання) не важлива! Яке їм діло до логіки формулювання, коли клієнт невдоволений? Чи до того, що вам потрібно перевірити дані, чи що у місті затори? Головне, що ви не виконаєте обіцяне вчасно або зафейлили десь. І це треба розрулити, а не причини з'ясовувати.

Тому замість виправдань констатуйте факт і по можливості запропонуйте альтернативне рішення. Якщо таки потрібно щось роз'яснити, то нехай це пояснення містить інформацію чи пропозицію, цікаву іншому, а не саме лише виправдання. Якщо ви виправдовуєтеся, то не скасовуєте і не рятуєте ситуацію, а лише додаєте до неї всякого інфосміття.

Ви псуєте і так неприємну ситуацію, викладаючи додаткові подробиці.

Написали про затори? Та це не звучить, як поважна причина. Радше, як те, що ви не вмієте планувати час. Чи ви не знаєте, що в місті бувають затори і аварії? Даних не вистачає? Раніше про це потрібно було подумати й запит робити завчасно.

Тобто, вказуючи причину, ви не ситуацію прояснюєте, а підтверджуєте свою неорганізованість і некомпетентність. Особливо негативно такі пояснення сприймають читачі, у яких обмаль часу (тобто більшість), і ваші виправдання тільки забирають той найцінніший ресурс.

Уявляєте, як прикро це виглядає насправді? Саме роздратування — більш нічого до пуття ви не отримаєте.

Тому пам'ятайте: кожна ваша поправочка грає проти вас.