Котел ПМа

2022-05-24 16:23:12 ​​Ще один ПМ на проєкті: помічник чи конкурент?

Ми продовжуємо аналізувати запропоновані у формі та коментарях кейси.

Що робити з почуттям паніки, коли в тебе забирають частину обов'язків, а тобі здається, що частину влади, хоч просто додають людину, щоб тебе розвантажити?

У нас в цьому кейсі багато невідомих, та я спробую реконструювати картину

Є переобтяжений роботою ПМ, якого керівник намагається розгрузити, надавши йому помічника При цьому керівник роботою ПМа задоволений, просто мітігейтить ризик професійного вигорання та скорого звільнення такого працівника.

Як це можна зробити екологічно з боку керівника, щоб ПМ не почувався так, як автор питання?
Проговорити свій високий рівень задоволення роботою ПМа, проговорити своє бажання допомогти з перегрузом.
Разом разробити план введення ще одного спеціаліста:
запропонувати ПМу самому визначити частину обов’язків, які ПМ може та хотів би віддати,
проговорити ієрархію підпорядкування (чи вони будуть на рівних, чи старий ПМ буде за головного в цьому тандемі)
створити план передачі завдань ПМа новому спеціалісту: завдання, майлстоуни, критерії успіху.
Запропонувати ПМу взяти участь у виборі собі напарника чи помічника. Тобто запросити на співбесіди, або організувати неформальну зустріч двох ПМів, якщо маємо справу із внутрішнім кандидатом.
Тоді ПМ буде почуватися у безпеці, буде радий помічнику та не буде чиплятися за якісь задачі, намагаючись «зберегти свою владу»

Але можливий і інший сценарій на основі цих самих вхідних даних.
ПМ не виправдовує очікувань керівництва, проєкт в кризовому стані Тому приймається рішення ввести ще одного ПМа, чиє завдання – виправити ситуацію та повернути довіру клієнта та команди.
Тоді новий ПМ буде влазити всюди, задавати купу питань, забирати на себе завдання та функції без згоди старого ПМа.
Звісно, керівнику варто було б все одно це правильно прокомунікувати, дати зворотній зв’язок ПМу, проговорити подальші плани та можливі варіанти розвитку подій і т.ін.
В такий ситуації відчуття «втрати влади» не просто відчуття, та у ПМа є всі приводи для тривоги

Тож, я би почала з того, що ініціювала зустріч з керівником, щоб поставити крапки над ї, прояснити мету введення додаткового ПМа та подальший розподіл обов’язків між нами Відкрити / Коментувати

2022-05-20 15:24:53 ​​#менеджментякмистецтво

Стадії розвитку груп за Такманом

Формування (Forming)
Анрі Матісс, «Музика», 1910

Виконання (Performing)
Анрі Матісс, «Танець», 1910 Відкрити / Коментувати

2022-05-17 17:39:08 ​​Безініціативна команда

Сьогодні спробую відповісти на частину питання, яку підписник Роман задав у чаті цього каналу. Друга частина питання також дуже цікава, але то окрема тема, тому спочатку мухи, а потім котлети.

Якщо команда не ініціативна, чи має ПМ брати на себе відповідальність і закривати дірки? Чи він повинен призначати хто це зробить проти їхньої волі? І як не зациклити після цього проєкт на собі та не надіти корону?

Пропоную розібратися спочатку, чому у нас не ініціативна команда.

От вам маленький опитувальник на наявність сприятливих для ініціативи умов
Наскільки жорсткі процеси та рамки, в яких ви працюєте? Чи залишається у команди простір для свободи дій? Чи створені майданчики для обговорення проблем та брейнштормінгу?
Наскільки експертна команда, з якою ви працюєте? Чи мають вони достатній досвід, щоб знаходити недосконалості в процесі та пропонувати покращення?
Чи надавали ви підтримку ініціативам від ваших колег у минулому? Або ж лише декларували підтримку, а на ділі нічим не допомагали?
Чи мають члени команди особисту зацікавленість у кінцевому результаті? Чи є в команди відповідальність за продукт та ставлення до нього як своєї власності?

Чесний із собою менеджер знайде в цих пунктах натяк, куди копати далі, щоб зрушити питання з ініціативністю з мертвої точки.

Я особисто проти того, щоб тягти ярмо самотужки. Ви так поле не зорете, зато добряче захекаєтесь.
Краще прокачайтесь у навичках фасилітації зустрічей із обговорення проблем та мотивації членів команди взяти на себе додаткові завдання

Приклад:
Команда незадоволена тим, що на проєкті є база застарілих тест кейсів, які важко проходити та підтримувати. Кожного разу, коли такі кейси потрапляють в регресію, всім тестувальникам болить
Класно, якщо команда не мовчить та підіймає це питання. Чи то на ретро, чи просто на якісь зустрічі, присвяченій тестуванню, чи вам у приватних бесідах.

Задачі ПМа:
Зрозуміти, які наслідки має ця проблема для проєкту
Створити майданчик для її обговорення
Модерувати дискусію таким чином, щоб на виході був план із зрозумілими кроками, які можна зробити для вирішення проблеми
Розподілити ці дії між учасниками зустрічі за їхнім бажанням та компетенціями, встановити контрольні точки
Перевіряти, як просувається виконання плану, підтримувати та допомагати, публічно дякувати тим, хто свої частини плану виконав
Після виконання всього плану, заміряти ефект та переконатися, що проблема вирішена або її градус вже не такий високий і тепер з цим можна жити

Звісно, в плані можуть бути якісь частини, які має на себе забрати ПМ, бо там пряма зона його/її відповідальності.
Як то, зробити презентацію для клієнта із планом частково переписувати старі тест кейси на новий формат протягом декількох релізів та затвердити бюджет на таку активність

А якщо ніхто не хоче взяти на себе інші частини цього плану? Наприклад, аналіз та оцінку, вибір пріоритетних тест кейсів, які ми запропонуємо переписати в наступному релізі, безпосередньо оновлення тест кейсів та ін.
Ну що ж, тоді змін в цій частині проєкта не буде. Значить, воно їм не так вже й болить. Наголосить, що ви самотужки цю роботу не стягнете, і що без допомоги команди все залишиться як є.
Принаймні, після такого опрацювання запиту всі скарги на застарілі тест кейси мають зникнути аж доки вони не дозріють взятися за втілення плану
А бували у мене і такі випадки в практиці, що на місті ніхто не зголошувався взяти на себе ініціативу, а через декілька днів, все обміркувавши, таки брались

Колись я писала нотатку про те, як не вбити ініціативу співробітника.
Сподіваюсь, комусь стане в нагоді і зараз Відкрити / Коментувати

2022-05-13 15:17:59 ​​#менеджментякмистецтво

А вам ця картина також нагадує Scrum framework?

Соня Делоне, «Ритм», 1938 Відкрити / Коментувати

2022-05-10 14:31:07 ​​Meetings number tends to infinity

Продовжуємо наш «концерт за заявками» та розбираємо ще одне питання

Привіт, хочу почути про те як правильно менеджити кількість мітингів із замовником і командою (зазвичай буває 8-9 мітів нон-стоп на день), focus time слоти не допомагають. Дякую.

Про зустрічі я писала на самому початку існування каналу серію нотаток з рекомендаціями щодо підвищення їхньої ефективності. Додам на них посилання в кінці посту

Тепер до цього конкретного кейсу.

Пропоную зробити аналіз існуючих зустрічей: чому їх так багато, яка там агенда, чи вони ефективні, чи всі запрошені приносять користь на цих зустрічах?
Може бути, що це початок проєкту, і така кількість зустрічей справді обґрунтована.
Ліричний відступ: Я обожнюю починати роботу над новим проєктом з онсайт візиту клієнтів і воркшопів на цілий день, де ми малюємо разом діаграми, деталізуємо та пріоритезуємо юзер сторі, оцінюємо роботи, брейнштормимо разом над альтернативами для найдорожчих частин додатку тощо.
Але ця фаза не може тривати довго. Припускаю, що це не кейс автора питання, бо за тиждень такої роботи навряд чи могла б наболіти кількість мітингів.

Підготувати дані для актуалізації проблеми клієнту. Щоб він зрозумів, скільки часу витрачається на мітинги, скільки корисної для проєкта роботи ви могли зробити за цей час
Вийти з альтернативним планом комунікацій. Наприклад:
Всі неургентні запити писати в якомусь месенджері чи поштою
Дати точне визначення терміновості запитів, щоб всі однаково розуміли ургентні/неургентні запити.
Раз на день зустрічатися на одну годину, щоб обговорити статус та питання, які виникли за день. Згодом можна зменшити тривалість цієї зустрічі до 45 хв, потім 30
Окремі зустрічі, присвячені плануванню ітерацій, опрацюванню вимог, демо, ретро і т.д. – періодичність, учасники, тривалість зустрічі.

Це переговори. Є інтереси клієнта, його звички та бачення необхідної кількості зустрічей. Є ваше альтернативне бачення. Що там по красномовству та вмінню переконувати? Сподіваюсь, все ок, і ви знайдете зрозумілі аргументи, додасте прикладів та візуалізацій ваших ключових тез, і зможете добитися перегляду усталених зустрічей.

Якщо навіть клієнт одразу з вами погоджується і приймає нові правила гри, буде велика спокуса для нього перейти до звичного режиму постійних зустрічей.
Тому тут ПМу варто стояти на сторожі нових домовленостей та нагадувати, що тепер ви працюєте в іншому режимі аж поки не виробиться нова звичка.

Запит широкий, тут можна і у перемовини заглибитись, і у фасилітацію зустрічей, і у аналіз першопричин…
Але на цьому закінчу цю нотатку щоб не занудити всіх
Ось обіцяні посилання на деякі базові правила проведення зустрічей:

Мітинги-шмітинги
Підготовка до зустрічі. Частина 1. Цілі. Агенда
Підготовка до зустрічі. Частина 2
Після зустрічі
Tips & Tricks Відкрити / Коментувати

2022-05-06 17:18:28 Відкрити / Коментувати

2022-05-04 16:29:25 ​​Починаємо розбір кейсів та питань, які ви підкинули в Котел

Як бути PM, коли ти one man army і маєш виконувати завдання PM, BA, продакта та мануал тестера?

Давайте почнімо з переваг.

Вам легко все контролювати: сам придумав, що робити, сам написав вимоги, сам запланував, сам протестував. Не буде такого, що очікування і реальність не збігаються.
У вас є можливість одразу спробувати різні фахові напрямки та зробити свідомий вибір майбутньої професії, враховуючи ваші таланти та вподобання.
Корисні навички, які вам допоможуть в майбутньому. Завдяки тому, що я колись також виконувала роль BA, я вмію відрізнити добре написані вимоги, намалювати схему процесу та обговорити з клієнтом нефункціональні вимоги зрозумілою йому мовою бізнесу.

Тепер недоліки:

Скоріш за все, в повному обсязі виконувати всі ці ролі навіть на маленькому проєкті у вас не вийде. Щось буде страждати: чи то беклог не наповнюється новими цінними для бізнесу задачами, чи то після реліза знаходяться критичні дефекти, чи то ніхто не проконтролював виконання плану командою, або й навіть сам план не склав.

Що тут можна зробити
Аргументувати клієнту та керівництву необхідність розділити ці активності та найняти принаймні ще одну людину
Як би я це робила. Я б виписала всі активності, якими я займаюсь на проєкті, щоб всі розуміли, на що йде мій час. А поруч виписала б всі активності, якими ніхто не займається, бо у мене часу не вистачає, та на що це має вплив.
Такий список можна сформувати із типових описів вакансій PM, BA, Test Engineer та Product Manager-а на сайтах вакансій.

Наприклад, ніхто не виконує такі завдання:
Регресійне тестування – ризик не виявити критичні дефекти.
Зустрічі з членами команди сам-на-сам – ризик проґавити незадоволеність проєктом та втратити важливого спеціаліста.
Визначення acceptance criteria для кожної функціональності в беклозі – ризик, що девелопери не з першого разу виконають все, що ви запланували, доведеться переробляти, а це марна трата часу та грошей клієнта тощо.

Таким чином ви управляєте очікуваннями. Навіть якщо вам не наймуть одразу помічника, ця дискусія може призвести до перепріоритезації ваших завдань, перерозподілу частини ваших обов’язків із самим клієнтом чи іншими членами команди.

Професійний розвиток.

Коли ви виконуєте одну роль, маєте зрозумілу посадову інструкцію, то легко ідентифікувати області для подальшого зростання. Ви можете відвідувати курси, вивчати літературу, знайти собі ментора, щоб розвиватись й далі в професії. Зростати ж одразу у всіх напрямках не вийде
Подальше працевлаштування. В принципі, навички з інших професій скоріше будуть вам бонусом. Але ж прогалини в знаннях за основним напрямком не перекриються цим бонусом.

Що тут можна спробувати зробити?
Принаймні, визначитись із фокусом для себе і докладати зусиль у саморозвитку в цьому напрямку. Наприклад, якщо це проєктний менеджмент, то вивчати матеріали за фахом і намагатися імплементувати кращі практики проєктного менеджменту в першу чергу
Але тут може бути конфлікт ваших інтересів та інтересів бізнесу. Можливо, для проєкта буде краще, якщо ви більше уваги приділятимете тестуванню або бізнес аналізу. Намагайтеся втримати баланс, хоч це може бути й непростим завданням

Припускаю, що ви «пляшкова шийка» цього проєкту: весь час щось не встигаєте, відповідаєте із затримкою, не можете нормально сфокусуватись на одній задачі

Тут рекомендацій буде декілька:
Прозоро комунікуйте свої плани та статус з командою та клієнтом. Просить не турбувати вас в якісь години. Організуйте свій день, декомпозуйте задачі на 20-30 хвилинні, щоб встигати їх робити поки вас знову не відволікли на щось термінове.
Спробуйте перерозподілити якусь частину обов’язків в середині команди. Може ще хтось тестувати, деталізувати вимоги чи ще щось робити із тих завдань, що зараз ваші

Шановний One Man Army, якщо хотілося б отримати пораду щодо якихось конкретних кейсів в роботі, то приходьте в коментарі чи напишіть ці кейси в формі, куди писали цей запит. Відкрити / Коментувати

2022-04-29 21:32:23 Котел ПМа pinned «​​Підкидай до Котла ПМа, поваримося разом Друзі, хочу дізнатися на які теми вам було б цікаво бачити пости у нашому Котлі. Діліться у формі своїми думками, історіями, питаннями та вже зовсім скоро ви зможете побачити нотатки на хвилюючі вас теми тут…» Відкрити / Коментувати

2022-04-29 17:47:32 ​​Підкидай до Котла ПМа, поваримося разом

Друзі, хочу дізнатися на які теми вам було б цікаво бачити пости у нашому Котлі.
Діліться у формі своїми думками, історіями, питаннями та вже зовсім скоро ви зможете побачити нотатки на хвилюючі вас теми тут Відкрити / Коментувати

2022-04-27 15:06:58 ​​Як говорити з клієнтом про війну і показати, що робочі процеси йдуть за планом?

Мій колега Олександр Балюк, Program Manager у Sigma Software, зі своєю командою ПМів дотримується певних правил спілкування з клієнтами щодо статусу проєктів та команд у такі часи. Ці правила допомагають створити прозорість та заспокоїти замовників

Саша поділився своїми ноу-хау

«Раз у декілька тижнів ми отримуємо від Business Team компанії — Business Continuity Plan, в якому йдеться про:
Загальний стан фірми
Інформаційну безпеку компанії
Загальне місцеперебування наших спеціалістів
Політичну ситуацію в країні
Мобілізацію
Можливий подальший розвиток подій тощо.
Усі ПМи ознайомлюються з цією інформацією і діляться відповідями на питання, що хвилюють клієнта на дейліках.
Буде добре, якщо з вашим клієнтом ви застосуєте таку ж практику

Замовнику також важливо знати, що відбувається з його конкретною тімкою. Для цього ми додаємо у щотижневі звіти інформацію про статус кожного члена команди, наприклад:
Перша колонка — ім’я спеціаліста, друга — де знаходиться, третя — статус: зелений/жовтий/червоний.

Зелений статус позначає, що спеціаліст знаходиться на Західній Україні або за кордоном, працює у звичайному режимі.
Жовтий — спеціаліст може знаходиться в регіоні, де поблизу проходять воєнні дії.
Червоний — залишається у небезпечній зоні за своїм бажанням.

Це дає клієнту розуміння ситуації та які ризики можуть бути.

Щодо спеціалістів, які знаходяться у жовтій або навіть червоній зоні, тут може бути декілька опцій
По-перше, треба казати, що якщо буде подальша ескалація та збільшення ризиків, то ці люди готові переїхати до Західної України (якщо це є правдою), а якщо це дівчата, то за кордон. Цю інформацію можна додавати в табличку як примітку — «Людина у жовтій зоні, але зараз там немає активних бойових дій, але якщо щось станеться, то він/вона одразу переїде, і компанія допоможе йому/їй у цьому».

По-друге, якщо спеціалісти з деяких персональних причин не можуть поїхати, то тоді ви повинні мати запасний варіант , а саме спеціаліста, якому ви вже зробили або плануєте зробити knowledge transfer. Цей спеціаліст повинен бути у зеленій зоні або працювати за кордоном. Це потрібно показувати клієнту, щоб він був спокійний, що ви контролюєте ситуацію, у вас є план і навіть у гіршій ситуації проєктна команда зможе ефективно працювати ». Відкрити / Коментувати